Processing of personal data for external clients and contacts

 

We feel it’s important that you feel safe when submitting your personal information to us. We always process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) (Regulation (EU) 2016/679). We process your personal information to provide our services, meet relevant agreements and manage our business relationship with you. Furthermore, personal data is also processed to provide you with news, information, and marketing about our and other similar services. We may use personal information to improve and develop our websites and services.

1. What personal information do we process and how?

Our clients’ personal data are kept for the coordination and execution of the services we offer. With the help of Dropbox and Google Drive we can provide, streamline and protect our services.

In our CRM (Hubspot) system, we handle our existing clients’ data in order to perform the services they have ordered, including follow-ups on these services.

In addition to the information of existing clients, we also store contact information for contacts who have given their explicit consent. We make a request for consent once a year to remind the contact that we hold their contact information, and present the opportunity to further receive commercial information from us as well as the option to refrain from receiving any kind of information. If we receive no response to our request for consent, we will remove all information about the client/contact in our CRM system, which is fitted with a specific GDPR-secured removal feature that eliminates all information. The contact whose data we store is entitled to, at any time, request extracts, correct existing information, and request that personal data not be used for direct marketing purposes. Additionally, clients/contacts also have the right to deny any kind of contact from our page.

The type of personal data we store include:

  • Contact details
  • Position in business/current employment position
  • Type of customer (company or private)
  • Mail: History and Content
  • Manually recorded phone calls (Note. no voice recordings, notes only)
  • History, internal information, and notes regarding client/contact information, wishes, etc.

2. For what purpose do we process personal data?

To be able to perform our high-quality services as well as to direct relevant information to the client/contact

To send and forward e-mail messages about programs and campaigns to a contact, however only to those who give consent for us to reach out to them.

3. We do not distribute your personal information

We do not send, sell, distribute or lease your personal information to third parties unless we have your permission or by law required to do so. We may use your personal information to send out third party marketing information that we think may be of interest to you, however only if you wish to receive such information.

We may store your personal data with companies that process personal information for Swedish for Professionals, such as IT providers and partners. Personal data may also be disclosed if it is necessary to (a) comply with applicable law, regulations, legal processes or request from executive authority; (b) safeguard the Swedish legal interests of the Professionals, or (c) detect, prevent or otherwise pay attention to fraud, security or technical problems. Swedish for Professionals takes organizational and technical security measures to ensure that personal data are handled safely, with an adequate level of protection comparable to and at the same level as the protection offered in the EU / EEA.

4. If you visit Swedish for Professionals’ web pages

  • When submitting a form, we require your surname, first name, and e-mail address in order to respond to your request. All information you share with us is stored on our server through our WordPress page.
  • As mentioned above, we also store information about your activity for analysis when you use Swedish for Professionals’ website, so that we can optimize the platform for you.

The types of data we collect via analysis tools on our website are such as:

  • Browser type
  • OS
  • Mobile device information
  • IP address
  • The pages you visit
  • Time spent on the web pages
  • Last visit

References (where you come from)

By visiting www.swedishforprofessionals.com you accept the use of cookies from our website. You can delete specific cookies at any time or disable the ability for Swedish for Professionals to save cookies to your browser.

Disabling cookies in your browser is simple and only takes a few minutes. Below are links to tutorials for the most common browsers:

Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=en_US

Safari: https://www.apple.com/support/mac-apps/safari/

Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/delete-cookies-remove-info-websites-stored

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/help/4027947/windows-delete-cookies

5. Albacross

When you visit our website, your IP address is identified by Albacross, which is a real-time platform for B2B and Employer Branding. Albacross identifies the companies that visit a website. Furthermore, Albacross offers company-based display advertising, site engagement analysis, and CRM-integration in order to gain a relevant picture of account transfers in terms of our customer’s digital presence.

The Albacross platform is predominantly IP address driven (in other words, Albacross usually contains basic information about an organization based on its IP address). Albacross also uses cookies and web beacons, as invisible tracers, to improve their services.

6. Links to other websites

Our site may contain links to other interesting websites. However, once you have used these links to leave our site, please note that we have no control over the other site. Such sites are not governed by this Privacy Policy, therefore we can not be responsible for the protection and integrity of any information you provide when you visit such websites. We advise you to be careful and view the privacy policy applicable to the site in question.

7. For how long do we store your personal data?

We store the data as long as it is necessary to perform a service that you have requested or for which you have given us your consent. We may store the data for a longer period of time if required by law or to safeguard our legal interests, for example, whether a legal process is in progress.

8. Changes to the Privacy Policy for Clients

If changes are made to this privacy policy for clients, we will notify you by posting the updated version here: http://swedishforprofessionals.com/privacy-policy-clients/

If the changes are essential, we will also inform you in an appropriate manner, if required, request your consent. When we provide information about updates, we will also explain the purpose of the updates and how they affect you.

Contact details

For questions, further information about our personal data processing or for assistance with other issues, please use the following contact information:

Swedish for Professionals

Åsögatan 165

hello@swedishforprofessionals.com

Behandling av personuppgifter för externa kontakter

 

Du ska kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi behandlar alltid personuppgifter i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) (förordning (EU) 2016/679). Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster, uppfylla relevanta avtal med dig och administrera vårt affärsförhållande med dig. Personuppgifterna behandlas vidare för att ge dig nyheter, information och marknadsföring om våra och andra liknande tjänster. Vi kan också använda personuppgifterna för att förbättra och utveckla våra webbplatser och tjänster.

1. Vilken information hanterar vi och hur?

Våra kunders personuppgifter bevaras för koordinering och verkställande av de tjänster vi erbjuder. Med hjälp av Dropbox och Google Drive kan vi tillhandahålla, effektivisera och skydda våra tjänster.

I vårt CRM-system (Hubspot) hanterar vi våra befintliga kunders uppgifter för att kunna utföra de tjänster som de beställt av oss, inklusive uppföljning på dessa tjänster.

Utöver uppgifter tillhörande befintliga kunder, lagrar vi även kontaktuppgifter till kontakter som gett sitt uttryckliga samtycke till detta. Vi gör en förfrågan om samtycke en gång per år för att påminna kontakten att vi innehar dennes kontaktuppgifter, och ge kontakten möjligheten att vidare motta kommersiell information från oss samt att avsäga sig från att motta all typ av information. Får vi inget svar på vår förfrågan om samtycke, tar vi bort alla uppgifter om kunden/kontakten i vårt CRM-system som har en speciell GDPR-säkrad borttagningsfunktion som innebär att all information försvinner. Den kontakt vars uppgifter vi lagrar har rätt att när som helst begära utdrag på den information vi har om denne, rätta befintliga uppgifter, rätt att begära att personuppgifterna inte används för ändamål som rör direkt marknadsföring samt har rätt att avsäga sig all typ av kontakt från vår sida.

Uppgifter som vi hanterar innefattar:

  • Kontaktuppgifter
  • Befattning på företag
  • Typ av kund (företag/privat)
  • Mail: Historik och innehåll
  • Manuellt registrerade telefonsamtal (ej ljud, endast notering)
  • Historik, interna uppgifter och anteckningar gällande information om kunden/kontakten, dennes önskemål etc.

2. Varför hanterar vi denna information?

  • För att vi ska kunna utföra våra tjänster till hög kvalitet, samt kunna rikta relevant information till kunden/kontakten
  • För att kunna skicka och vidarebefordra e-postmeddelanden om program och kampanjer till en kontakt som har gett sitt samtycke till att vi får kontakta denne.

3. Vi sprider inte dina personuppgifter

Vi skickar inte ut, säljer, distribuerar eller hyr ut din personliga information till tredje part såvida vi inte har ditt tillstånd eller enligt lag krävs för att göra det. Vi kan använda din personliga information för att skicka ut marknadsföringsinformation om tredje part som vi tycker kan vara intressant för dig om du önskar detta.

Vi kan komma att lagra dina personuppgifter hos bolag som behandlar personuppgifter för Swedish for Professionals räkning, exempelvis IT-leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att (a) tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet; (b) tillvarata Swedish for Professionals rättsliga intressen, eller (c) upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem. Swedish for Professionals vidtar organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

4. Om du besöker webbsidorna för Swedish for Professionals

  • När du skickar in ett formulär kräver vi ditt efternamn, förnamn och din e-postadress för att svara på din förfrågan. All information du delger oss lagras I vår server genom vår wordpress-sida.
  • Som nämnts ovan lagrar vi också information om din användning av Swedish for Professionals webbsida för analys, så att vi kan optimera tjänsten på våra webbsidor för dig.

De typer av data som vi samlar in via analysverktyg på vår hemsida är exempelvis:

  • Webbläsartyp
  • OS
  • Mobil enhets information
  • IP-adress
  • Sidorna du besöker
  • Tid spenderad på webbsidorna
  • Senaste besöket
  • Referenser (varifrån du kommer)

Genom att besöka www.swedishforprofessionals.com accepterar du användningen av cookies från vår hemsida. Du kan ta bort specifika cookies när som helst eller inaktivera möjligheten för Swedish for Professionals att spara cookies i din webbläsare.

Att inaktivera cookies i din webbläsare är enkelt och tar bara några minuter. Nedan hittar du länkar till guider för de vanligaste webbläsarna:

Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=sv

Safari: https://www.apple.com/support/mac-apps/safari/

Firefox: https://support.mozilla.org/sv/kb/ta-bort-kakor-informationen-webbplatser-lagrat

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/sv-se/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

5. Albacross

När du besöker vår hemsida identifieras din ip-adress av Albacross som är en realtidsinriktad plattform för B2B och Employer Branding. Albacross identifierar de företag som besöker en webbplats. Albacross erbjuder företagsbaserad visningsannonsering, analys av webbplatsengagemang och CRM-integration för en konsekvent bild av kontoöverföring vad gäller vår kunds digitala närvaro. Albacross-plattformen är huvudsakligen IP-adressdriven (med andra ord innehåller Albacross vanligtvis grundläggande information om en organisation baserad på dess IP-adress). Albacross använder även cookies och webbeacons, som osynliga spårningspunkter, för att förbättra sina tjänster.

6. Länkar till andra webbplatser

Vår webbplats kan innehålla länkar till andra intressanta webbplatser. Men när du har använt dessa länkar för att lämna vår webbplats, bör du notera att vi inte har någon kontroll över den andra webbplatsen. Därför kan vi inte ansvara för skyddet och integriteten av all information som du tillhandahåller när du besöker sådana webbplatser och sådana webbplatser regleras inte av denna sekretesspolicy. Du bör vara försiktig och titta på sekretesspolicyn som gäller för webbplatsen i fråga.

7. Hur länge hanterar vi personuppgifter?

Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att utföra en tjänst som du har begärt eller för vilken du har gett oss ditt samtycke till. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi måste det enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en juridisk process.

 

8. Ändringar i integritetspolicyn för kunder och externa kontakter

Om ändringar görs i denna integritetspolicy för kunder och externa kontakter kommer vi att meddela dig genom att publicera den uppdaterade versionen här: http://swedishforprofessionals.com/privacy-policy-clients/

Om ändringarna är väsentliga, kommer vi även att meddela dig på ett lämpligt sätt, om det krävs, be om ditt samtycke. När vi tillgängliggör information om uppdateringar kommer vi även att förklara innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig.

Kontaktuppgifter

Vid frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att få hjälp från oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter:

Swedish for Professionals

Åsögatan 165

hello@swedishforprofessionals.com